Déclaration de confidentialité

(Statut : mars 2019)

 

1. Généralités

Cette déclaration de protection des données se réfère à tous les services offerts par trifact. Elle ne fait pas référence aux services d'autres organisations, agences ou individus ou sites Web tiers qui sont liés aux nôtres. Le règlement ci-dessous vous informe sur le type, l'étendue et la finalité de la collecte, de l'utilisation et du traitement des données personnelles par trifact AG, Wahligenstrasse 4a, 6023 Rothenburg, e-mail : contact@trifact.ch. Nous attirons votre attention sur le fait que la transmission de données sur Internet présente des failles de sécurité et qu'une protection complète contre l'accès par des tiers est donc impossible. Le courrier électronique passe par un réseau ouvert, transfrontalier et accessible à tous. Il n'est donc pas à exclure que les données ainsi envoyées puissent être consultées par des tiers et que la prise de contact avec trifact puisse être suivie.

2. Site Internet

L’utilisation de notre site web est en principe possible sans l'indication de données personnelles. Si des données personnelles sont recueillies sur nos pages (par ex. nom, adresse postale ou électronique), elles le sont toujours à titre volontaire, dans la mesure du possible. Ces données ne seront pas transmises à des tiers sans votre consentement exprès. Vos données personnelles ne seront traitées par nous que conformément aux dispositions du Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) et de la Loi fédérale sur la protection des données (DSG).

2.1 Cookies

Nous utilisons des soi-disant cookies sur notre site. Les cookies de reconnaissance de l'utilisation multiple de notre offre, par le même utilisateur / propriétaire de la connexion Internet. Les cookies peuvent être utilisés pour rendre les sites Web conviviaux, efficaces et plus sûrs. Les cookies sont de petits fichiers textes enregistrés sur votre ordinateur et stockés par votre navigateur. Ils permettent d'améliorer notre site et nos offres. Il s'agit surtout de soi-disant "cookies de session" qui seront supprimés à la fin de votre visite. Cependant, ces cookies fournissent des informations partielles afin de vous reconnaître automatiquement. Cette reconnaissance est basée sur l'adresse IP enregistrée dans les cookies. Les informations fournies nous permettent d'optimiser nos offres et de vous faciliter l'accès à notre site. Nous utilisons des cookies aux fins suivantes : améliorer l'expérience utilisateur, activer certaines fonctions du site Web, enregistrer vos préférences et personnaliser le contenu, fournir des analyses, permettre à la publicité, y compris la publicité comportementale, d'être active sur les réseaux sociaux , etc. Outre nos propres cookies, nous pouvons utiliser des cookies tiers pour améliorer la qualité de notre service, rapporter des statistiques d'utilisation du service, etc. Vous pouvez empêcher l'installation de cookies en configurant votre navigateur en conséquence ; nous attirons toutefois votre attention sur le fait que, dans ce cas, vous ne pouvez pas, le cas échéant, utiliser toutes les fonctions de notre site Web dans leur intégralité. Si vous souhaitez supprimer les cookies ou empêcher leur enregistrement, veuillez vous référer aux pages d'aide du navigateur concerné :

Pour Internet Explorer™ : https://support.microsoft.com/en-us/help/17442/windows-internetexplorer-delete-manage-cookies

Pour Safari™ : https://support.apple.com/en-us/HT201265

Pour Chrome™ : https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr

Pour Firefox™ : https://support.mozilla.org/en-US/kb/clear-cookies-and-site-data-firefox

Pour Opera™ : http://help.opera.com/Windows/10.20/en/cookies.html

Vous pouvez trouver plus d'informations sur les cookies sur :
- AllAboutCookies : http://www.allaboutcookies.org/
- Network Advertising Initiative : http://www.networkadvertising.org/

3. Collecte de données

3.1 Informations que nous collectons

En règle générale, les informations que nous collectons se répartissent en deux catégories : les « informations personnelles » sont utilisées pour identifier un utilisateur final en tant qu'individu ou se rapportent à une personne identifiable. Cela inclut, par exemple, le nom, l'organisation, la salutation, le titre, l'adresse postale, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le numéro de fax, l'identifiant de compte de réseau social ou d'autres identifiants pouvant être utilisés pour contacter les utilisateurs finaux en ligne ou hors ligne. Cela peut également inclure des informations telles que le numéro de carte de crédit ou autres numéros de compte, ainsi que les dates d'expiration applicables et les adresses de livraison/facturation. « D'autres informations » qui ne révèlent pas l'identité d'un individu ou se rapportent directement à un individu, seules ou en combinaison avec d'autres informations que nous recueillons, telles que les informations sur le navigateur et l'appareil, le système d'exploitation, le type d'appareil, les informations sur le système et les performances, les données d'utilisation des applications, les informations collectées via les cookies, les balises pixel et d'autres technologies, l'emplacement géographique général, les informations démographiques et d'autres informations fournies par un individu, telles que les préférences alimentaires, intérêts, activités, âge, sexe, éducation et profession. Ces données sont collectées soit via des plateformes d'enregistrement, directement auprès des personnes concernées ou de leurs représentants (auquel cas la personne dont les données sont utilisées doit être informée de cette déclaration de confidentialité), sur notre site Internet ou directement lors de réunions et d'événements. Les données collectées peuvent inclure les éléments suivants (cette liste n'est pas exhaustive) :

• Nom
• Sexe
• Date de naissance
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail
• Titre du poste
• Secteur d'activité

3.2 Finalité des données collectées

trifact utilise les données collectées pour assurer, maintenir, protéger et améliorer la qualité globale de ses services. La collecte de données est également destinée à protéger notre entreprise et ses utilisateurs. Nous ne collectons pas plus de données que nécessaire pour remplir les finalités suivantes :

a) Réservations : Les profils de contact sont stockés dans une base de données comme document de référence qui doit être consulté pour chaque réservation. Afin de pouvoir effectuer des réservations, nous pouvons être amenés à transférer des données personnelles à divers tiers (par exemple, sociétés de transfert, hôtels, compagnies aériennes, agences de voyages, sociétés de location de voitures, fournisseurs d'outils de réservation en ligne, etc.) dans votre pays d'origine ou dans un autre pays dans lequel vous voyagez, transmettez.

b) Consolidation des données voyages et respect des politiques voyages : À la demande d'un client, trifact ou un tiers peut produire des rapports d'information résumant et analysant les dépenses par destination, par fournisseur de voyages, etc. Ces rapports peuvent ensuite être envoyés au client. De plus, à la demande d'un client, nous pouvons fournir des rapports sur votre conformité à la politique de voyage, à la politique d'événements ou aux politiques de conformité budgétaire de ce client et identifier les exceptions à la conformité à la politique.

c) Nouveaux services/produits : Dans le but d'améliorer les services et sur la base des données fournies à trifact, trifact peut vous envoyer des informations complémentaires concernant votre ou vos événements en cours ou à venir.

d) Promotion et marketing : trifact peut utiliser vos données pour personnaliser votre expérience sur le site Web de trifact et pour vous envoyer des communications marketing qui, selon nous, pourraient vous intéresser, par exemple des services, des études de cas, des livres blancs, des mises à jour de blog, etc. peut utiliser vos données à des fins publicitaires et marketing auprès de clients trifact actuels ou potentiels. Nous pouvons utiliser les données pour analyser les tendances et ainsi fournir des services supplémentaires à nos clients.

e) Données techniques : trifact ou des tiers mandatés par trifact évaluent ces données exclusivement à des fins statistiques et uniquement sous forme anonyme afin d'optimiser le site Web de trifact et d'augmenter la convivialité, l'efficacité et la sécurité.

f) Autres finalités : trifact peut utiliser vos données si trifact le juge nécessaire ou approprié :

(a) en vertu de la loi applicable, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence ;
(b) pour se conformer à la procédure judiciaire ;
(c) pour répondre aux demandes/demandes des autorités publiques et gouvernementales (y compris les autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence) ;
(d) pour appliquer les conditions générales de trifact ;
(e) pour protéger l'activité de trifact ;
(f) pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété de trifact, de vous ou d'autres personnes ; et
(g) pour permettre à trifact d'exercer des recours juridiques ou de limiter les dommages que trifact pourrait subir ;
(h) pour vous permettre de postuler à un poste vacant trifact.

 

3.3. Traitements des données personnelles

Les données personnelles collectées par trifact et ses partenaires sont traitées licitement et de bonne foi conformément à l'article 5 du RGPD. Chaque donnée est collectée pour une finalité claire, déterminée et légitime et traitée uniquement dans cette finalité. Les données collectées à cette fin sont réduites au minimum (minimisation des données). Les données que nous collectons sont toujours factuellement correctes et à jour. Toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données personnelles inexactes au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées soient effacées ou rectifiées sans délai. Les données stockées sous une forme permettant d’identifier les personnes concernées uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées. Cette période de conservation est de cinq ans au maximum, sauf si une période plus longue est requise par la loi ou par le client. Toutes les données seront traitées, en utilisant des mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à garantir une sécurité appropriée des données personnelles, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels. Si vous souhaitez que vos données soient supprimées, vous pouvez à tout moment contacter contact@trifact.ch.

3.4 Protection des données à caractère personnel

trifact prend des mesures raisonnables pour :

(i) protéger les données personnelles contre tout accès, divulgation, altération ou destruction non autorisés, et

(ii) garder les données personnelles exactes et à jour.

En outre, nous cherchons à exiger de nos sociétés affiliées et fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des données personnelles qu'ils déploient des efforts raisonnables pour maintenir la confidentialité de vos informations personnelles. Malheureusement, aucun système de sécurité ou système de transmission de données sur Internet ne peut être garanti comme étant absolument sûr.

3.5 Données personnelles que nous partageons

Afin de vous fournir le niveau d'hospitalité attendu et de vous offrir le meilleur service possible, nous pouvons partager vos données personnelles avec nos prestataires de services et d'autres tiers. Cela inclut les hôtels, les compagnies aériennes, les sociétés de transport, les prestataires tiers en ce qui concerne les processus et applications de réservation, les imprimeries. Cette liste est non exhaustive. Nous travaillons uniquement avec des sous-traitants qui offrent des garanties suffisantes que des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre de manière à ce que le traitement soit effectué conformément aux exigences du présent règlement et garantisse la protection des droits de la personne concernée. trifact peut également transférer vos données à un tiers en cas de réorganisation, fusion, vente, joint-venture, transfert ou autre procédure assimilée de la totalité ou une partie des activités, actifs ou actions de trifact (y compris dans le cadre d'une faillite). Avant tout transfert, les tiers (autres que les Fournisseurs de voyages et les transferts autorisés au sein de l'UE) doivent signer un accord de transfert de données avec trifact dans lequel ils sont tenus de se conformer aux lois applicables en matière de protection des données.

3.6 Transferts internationaux de données personnelles

Si les données sont collectées dans le cadre d'un événement se déroulant à l'étranger, les données seront transmises à des fournisseurs de ce pays. Ceci est fait dans le but de réserver des hôtels, des vols et des transferts et de répondre au mieux aux souhaits des participants. Bien qu'il puisse y avoir des différences entre votre pays et d'autres pays concernant l'étendue des droits respectifs de protection des données, trifact prend les meilleures mesures possibles pour garantir que vos données personnelles sont traitées conformément à cette déclaration. Les demandes de modification ou de suppression des données sont immédiatement transmises à tous les fournisseurs. Nous attirons votre attention sur le fait que les données personnelles que vous divulguez à trifact peuvent être transmises à des pays qui ont des directives différentes en matière de protection des données. Par exemple, les données personnelles peuvent être transmises aux États-Unis, où il est possible que les données soient consultées par les autorités de l'État.

3.7 Catégories de données particulièrement sensibles

Le terme « Informations confidentielles » fait référence aux informations sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat, votre santé, votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, vos informations génétiques, vos antécédents criminels et vos données biométriques utilisées pour vous identifier de manière unique. Sauf lorsqu'une telle divulgation est faite par vous, nous ne collectons généralement pas d'informations sensibles. Nous utilisons les informations relatives à votre santé que vous nous fournissez afin de vous offrir un meilleur service et de pouvoir répondre à vos exigences (ex : prise en compte des allergies). En répondant aux questions correspondantes, vous consentez expressément au traitement des données susmentionnées de catégories particulières conformément à l'article 9, al. 1 du RGPD. Selon l'article 7 par. 3 du RGPD, vous avez le droit de révoquer à tout moment votre consentement à la collecte de ces données. Il vous suffit d'envoyer un email à contact@trifact.ch avec une demande de retrait de votre consentement. La révocation du consentement ne compromet pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu'à sa révocation.

3.8 Modification et suppression des données personnelles

Vous pouvez à tout moment faire valoir vos droits légaux d'information et de rectification. En outre, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. Si la loi l'exige, vous pouvez nous demander de fournir des informations sur vos données personnelles et de les corriger si nécessaire. Vous avez le droit à tout moment de demander que les données personnelles en question soient effacées, sauf si trifact a besoin de conserver ces données à des fins commerciales ou légales légitimes. En outre, dans la mesure du possible, il convient de veiller à ce que des tiers suppriment également les données de la personne concernée. Si vous souhaitez que vos données soient supprimées, vous pouvez à tout moment contacter contact@trifact.ch.

4. Vos obligations

Vous devez vous assurer que les données fournies sont :
• correctes
• exactes
• actuelles
• véridiques et
• conformes à la loi.
Étant donné que nous serons principalement en contact avec vous par e-mail, vous devez nous informer immédiatement de tout changement de votre adresse e-mail. trifact s'engage à respecter la vie privée des enfants. Nous ne collectons pas de données d'enfants de moins de 14 ans. De plus, notre site Web et toute information qu'il contient ne s'adressent pas aux enfants. Il est de la responsabilité des parents de surveiller le comportement des mineurs sur Internet.